miércoles, 2 de junio de 2010

TECNICAS DE PLANACION --ORGANIZACION

UNIDAD II
TECNICAS DE PLANEACIÓN
La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las técnicas más usadas como son las siguientes:
-Manuales de Objetivos y Políticas.
-Diagrama de Proceso y de Flujo.
-Graficas de Gantt.
-CPM (Método de Ruta Crítica).
Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Manuales de Objetivos y Políticas.
Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

DIAGRAMA DE PROCESOS
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos y de oficina. Existe razón para lo anterior, porque como lo hace notar un tratadista, la diferencia radica en que mientras en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o se tramitan las formas.

DIAGRAMA DE FLUJO
Condiciones de utilización
Se utiliza cuando es necesario identificar la secuencia de un proceso.
Un DIAGRAMA DE FLUJO es una representación grafica que muestre todas las etapas de un proceso. Existen muchos estilos para dibujar estos diagramas, si bien, lo verdaderamente interesante es que se entiendan por quien los realiza y quienes lo deben utilizar.
No obstante, existe una serie de símbolos normalizados por la Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos. (ASME) que son aceptados mundialmente.




GRAFICA DE GANTT
Son una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y la programación. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales del siglo XIX, las graficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de obra.
Cuando se usan para determinar las cargas, las graficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos, maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que el administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo cuando un centro de trabajo esta sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro centro con poca carga para aumentar la fuerza de trabajo. Si los trabajos que esperan se procesan en centros de trabajo diferentes, algunos trabajos de los centros con sobrecarga transferirán a los centros con poca carga.





LA TECNICA DE REVISION Y EVALUACION DE PROGRAMAS (PERT)
El programa Polaris de la Marina de los Estados Unidos
Los retrasos y las dificultades que surgieron a la hora de poner en marcha el programa para la construcción de los misiles balísticos de la flota Polaris llevaron a la marina a encomendar a la oficina de proyectos especiales del Navy Ordenance Boreau el estudio de una técnica capaz de valorar la ejecución de proyectos, esta tarea se llevo a cabo en colaboración con la firma de asesores de empresas Booz, Allen y Hamilton, una de las mas conocidas del país.
En el método PERT el programa de investigación y desarrollo esta caracterizado como una red de acontecimientos interrelacionados que han de producirse en una adecuada secuencia, según un orden. Los datos básicos del análisis consisten en los tiempos previstos y los realmente transcurridos para la realización de actividades que conecten los acontecimientos dependientes con la red.
Representación grafica
Cada actividad esta representada por una flecha, que esta limitada por dos círculos que corresponden, respectivamente, al acontecimiento de comienzo de la actividad y término de la misma.

Empleo del PERT
En el campo de la empresa privada se emplea en problemas de producción y carga de maquinas, aprovisionamiento y control de proveedores, mantenimiento y renovación de plantas, servicios publicitarios, construcción de nuevas plantas, etc. En cuanto al mundo de la administración pública ha sido ya empleado con éxito en cierto número de experiencias en los países en desarrollo. Hasta el presente esta relacionado con grandes proyectos complejos de ingeniería, construcción o regadío.



METODO DEL CAMINO CRÍTICO
Sistema gráfico-matemático para expresar el mejor itinerario que debe seguirse al realizar un proyecto para maximizar los beneficios esperados.
Consiste en un procedimiento que recaba información esencial para los responsables de un proyecto o programa. Recoge el detalle de los costes de materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación por cada una de las etapas del proyecto, así como una planificación del tiempo necesario para la conclusión de cada una de ellas. Mediante la identificación de la etapa que suponga un retraso en el tiempo o un incremento del coste para la conclusión del proyecto, porque implique una necesidad de tiempo mayor, se persigue una estricta planificación del tiempo y de la financiación necesaria para evitar de este modo los cuellos de botella en la producción.



METODOS CUANTITATIVOS
Estos métodos también son conocidos como ciencia de la administración e investigación de operaciones. Estos primeramente se aplico en términos militares y después fueron usados por los administradores. A continuación se presentaran los métodos cuantitativos que menos se mencionan.
La matriz de resultados
Es un instrumento para mostrar los posibles resultados que se consiguen al seguir cursos alternativos de acción (estrategas) en diferentes circunstancias (estados de la naturaleza).El valor esperado total de cada estrategia se da con la suma de los resultados de la compañía recibirá de aplicar cada estrategia en los tres estados de la naturaleza (baja, mediana y alta). Así podemos observar que mediante la creación del cuadro de los resultados esperados con cada estrategia podemos tomar la decisión que optimice los resultados los cuales tienen que tener un soporte contable y económico para poder usarlos en el estudio.
El árbol de decisiones
Este es un método cuantitativo, en la cual mediante una representación grafica de análisis, se prepara una matriz de resultados con valores esperados. Este se obtiene al multiplicar el valor condicional de un resultado por la probabilidad que ocurra. Este árbol, describe cada alternativa o estrategia como la rama de un árbol. Así podemos ver los valores condicionales, los pesos proporcionados por las probabilidades asignadas y el valor esperado final de cada rama. Así se pueden comparar los frutos económicos previstos por cada alternativa.
Otros también que existen son la programación lineal, la teoría de colas y el de decisión de inventario.




METODOS CUALITATIVOS
Primero observemos que la heurística es una regla empírica la cual nos ayuda a mejorar un aspecto determinado de un modelo. Estos métodos se enfocan en las cualidades de las cosas. Algunos ejemplos de estos métodos son los siguientes:
Tormenta o lluvia de ideas
Este técnica, esta centrada en que en un grupo se den varias ideas, en un ambiente relajado para así poder tener nuevas ideas las cuales nos ayuden en la planeación de algo, la ventaja es el ambiente en que se da, lo cual provoca el mejoramiento de la creatividad.

ANALISIS FODA
Se crea con el fin de encontrar un nicho estratégico que pueda explotar la organización. Después de realizar el análisis FODA, la organización vuelve a evaluar su misión y sus objetivos.
A la luz de análisis FODA y de la identificación de oportunidades y de la organización, la gerencia como ya lo dijimos vuelve a evaluar sus objetivos. ¿Son realistas? ¿Requieren modificaciones? Si el curso general de la organización requiere cambios, seguramente se originaran aquí. De lo contrario, si no hay necesidad de cambiar nada, la gerencia esta preparada para empezara formular las estrategias.
El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.
Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.
La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.
En síntesis:
 las fortalezas deben utilizarse
 las oportunidades deben aprovecharse
 las debilidades deben eliminarse y
 las amenazas deben sortearse

FACTORES INTERNOS
Controlables FACTORES EXTERNOS
No Controlables

FORTALEZAS
(+)
OPORTUNIDADES

DEBILIDADES
(-)
AMENAZAS


LA TOMA DE DECISIONES (SIGUIENDO EL METODO CREATIVO)
El proceso creativo es una manera en la cual podemos analizar los problemas que se tiene mediante algo menos lógico, o cerrado, sino que también de una manera más imaginativa.
Se usan los siguientes seis pasos para solucionar problemas, pero cabe destacar que es como consejos para pode resolver y no una pauta a fuerzas para realizarlos.


PASOS DEL PROCESO CREATIVO
1) Desarrollar una actitud favorable hacia la ideación.
2) Mostrar sensibilidad al problema.
3) Prepararse para la creatividad adquiriendo materia prima necesaria.
4) Aplicar la fluencia de ideas(es juntar las ideas las mayores posibles, para así poder facilitar solucionar el problema con alguna de las ideas sugeridas).
5) Permitir la incubación o la acción del cerebro inconsciente (no frustrarse para así poder obtener alguna idea).
6) Permitir el nacimiento de una nueva idea (estar siempre al pendiente para tener alguna idea la cual puede surgir cuando menos se espera).
UNIDAD II
ORGANIZACIÓN
La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, pero el principal es:
Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
CONCEPTO E IMPORTANCIA
La palabra organización viene del griego “órganon”, que significa instrumento, pero quizás ilustre mejor el significado de este concepto el uso que en castellano se da a la palabra “organismo”. Este implica necesariamente:
 Partes funcionales diversas: ningún organismo tiene partes idénticas.
 Unidad funcional: esas partes tienen un fin común.
 Coordinación y autoconstrucción: pone acciones distintas cada una de las partes para lograr el fin común.


Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Principio de especialización
“cuanto mas se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad mas limitada y concreta, se obtiene mayor eficacia precisión y destreza”
Este principio es el fundamental en la organización. Debe advertirse que la división del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión.
Principio de unidad de mando
Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.
Principio de la unidad de objetivos
La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organizacional. Una organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
Causa de la organización: La causa básica de la estructura organizacional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera esa limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.
Principio del tramo de administración
En cada posición administrativa existe un límite al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes.
La estructura de la organización: autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.
Principio escolar
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.
Principio de delegación por resultados esperados
La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Principio del carácter absoluto de la responsabilidad
La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.
Principio de nivel de autoridad
El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización.
La estructura organizacional: actividades departamentalizadas: La organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.

Principio de la definición fundamental
Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.
El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades... Existen ortos principios que se refieren al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o una medida del proceso total de la organización.
Principio del equilibrio
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a todas las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de “stall” y de servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación específica.
Principio de flexibilidad
Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.


Principio de facilitación del liderazgo
Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración organizacional habrá cumplido una tarea esencial.


PROCESO DE ORGANIZACIÓN
DIVISIÓN DEL TRABAJO
La asignación de actividades, mediante la división del trabajo, debe conducir a la especialización de los individuos.
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
 Jerarquización.
 Departamentalización.
 Descripción de funciones.
 Coordinación.

JERARQUIZACIÓN
Jerarquía proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica.
El término jerarquía fue empleado, originalmente, para describir el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados.
Desde el punto de vista administrativo:
Jerarquización es la disposición de la funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION:
Uno de los factores que caracteriza la estructura de una organización se refiere a la cantidad de centralización que está en función de cuanta autoridad para la toma de decisiones se ha delegado hacia los niveles bajos de la gerencia.
De hecho una estructura no está totalmente centralizada ni descentralizada ya que esto norma la eficacia en el como se deben de manejar. Todo gerente deberá decidir la cantidad de centralización-descentralización que mejor le convenga, así mismo lo anterior le permitirá poner en práctica sus metas y estrategias recordando: la que funcionara bien en una situación podría no ser mejor en otra.
Por lo anterior resultamos que un aspecto de importancia última se refiere a la delegación de actividad.
Es dar a los empleados autoridad substancial y voz para tomar decisiones propias. ¿Qué determina si una organización deberá moverse hacia una mayor o menor descentralización o no?
Niveles de centralización:
La estabilidad del entorno
Los gerentes de bajo nivel no quieren involucrarse en las decisiones.
Más descentralización:
La puesta en práctica efectiva de las estrategias de la compañía depende de que los gerentes tengan mayor participación y flexibilidad para tomar decisiones.
Las decisiones son relativa/e menores.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.

A. Secuencia de departamentalización. Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
 Listar todas las funciones de la empresa.
 Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

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